در برخی از سالنهای کنفرانس و خصوصا سالنهای کنفرانس بزرگ که انجام حضور و غیاب در جلسات ضروری بوده و تعداد حاضرین و غایبین دارای اهمیت است از سیستم های حضور و غیاب استفاده می شود. در مدل های ساده یک کارت هوشمند برنامه ریزی شده از قبل در اختیار هر یک از شرکت کنندگان در جلسه قرار داده میشود و بر روی میز یک دستگاه کارت خوان متصل به سیستم حضور و غیاب قرار میگیرد شرکت کننده در صورت حضور در جلسه کارت هوشمند خود را داخل کارت خوان قرار داده و اعلام حضور وی در سیستم ثبت میشود. در برخی از سیستم ها بدون ارایه کارت هوشمند امکان صحبت کردن در جلسه و شرکت در رای گیری وجود ندارد. این سیستم موجب بالا رفتن ایمنی در رأی گیری شده و از حضور افراد بدون صلاحیت جلوگیری می کند.
۱-۹-۸- سیستم های حضور و غیاب مستقل
در سیستم های مستقل رأی گیری دستگاه شامل یک کارت خوان و کارت هوشمند است. شکل (۸-۵۱) یک نمونه کارت هوشمند و دستگاه کارت خوان مخصوص سیستم حضور و غیاب را نشان میدهد.

۲-۹-۸- سیستم های کنفرانسی با قابلیت حضور و غیاب
برخی از سیستم های کنفرانسی مجهز به سیستم حضور و غیاب بوده و بر روی بدنه کنسول واسط کارت خوان نیز تعبیه شده است. حضور و غیاب از طریق نرم افزار کنترلی سیستم کنفرانسی انجام می شود.